surpriseparty organiseren

Surpriseparty organiseren in 11 stappen!

Wil je ook graag een onvergetelijke surpriseparty organiseren, maar heb je geen idee waar je moet beginnen? Niet getreurd! Met deze 11 stappen lukt het jou ook zonder al te veel stress – op de dag na zelf natuurlijk. Veel plezier alvast!

‘Ik zou ook graag een surpriseparty willen!’

Kort na mijn babyshower merkte June op dat het haar ook wel wat leek, zo’n surpriseparty. Ze zei het opnieuw nadat mijn zusje aan de beurt was en volledig overvallen werd toen haar huiskamer plots vol vriendinnen stond. Daarop liet het idee ons niet meer los. Zouden we dat kunnen, een surpriseparty organiseren? En wie nodig je dan uit? Hoe kun je een feest neerzetten met kinderen, zonder dat de tent wordt afgebroken en zonder dat het saai wordt voor hen? Allemaal vragen, maar nog weinig antwoorden. Want hoe pak je dat nu eigenlijk aan? Morgen lees je hoe we het feest hebben ervaren, vandaag 11 tips hoe je een onvergetelijke surpriseparty organiseren kunt!

Surpriseparty organiseren in 11 stappen!

  1. Wat is je budget?

    Een surpriseparty organiseren begint met vaststellen van het budget. Hou je er ook aan. Het heeft geen zin jezelf in de schulden te werken (en geloof me, er zijn mensen die dat echt doen) om een ander te plezieren. Kun je het niet betalen, vier het dan kleinschaliger of gewoon thuis, ook niets mis mee!

  2. Wie nodig je uit?

    Belangrijk: aan de hand van het aantal gasten kun je op zoek gaan naar een locatie. Zijn er veel kinderen bij? Zorg dan dat de ruimte een beetje ‘hufterproof’ is (zoals ze dat in de bouwwereld noemen). Leuker gezegd: kijk of er mogelijkheden zijn voor de kinderen om te luchten of zich uit te leven.

  3. Waar vier je het feest?

    Je kunt natuurlijk als gezegd kiezen voor thuis of bij een familielid met groot huis en tuin. Maar als dat geen optie is, zoek dan op internet naar zaaltjes. Vergelijk prijzen, want het kan onderling nogal verschillen. En denk creatief. Zo kwamen wij uit bij een indoor speeltuin, die je ’s avonds kunt afhuren. De prijs was verrassend genoeg veel vriendelijker dan de meeste zalen, ook is er voor de kinderen veel meer te beleven. Bovendien heb je veel minder te maken met een limiet aan het aantal gasten. (Dit blog is op geen enkele manier gesponsord, maar we kregen zo’n fantastische service! Dus voor wie hier in de regio woont: in de buurt van Rotterdam is Ravot of Playcity echt een aanrader)

  4. Wil je dat de locatie hapjes en drankjes verzorgen of doe je dat liever zelf?

    Bepaalde locaties bieden catering aan. Dit kost je natuurlijk extra geld, maar bespaart je moeite. Afhankelijk van je budget en wensen een goed punt om over na te denken. Overigens is het soms zo dat de zaak je geen keus biedt, dus wees ook daarop voorbereid.

    • Als je zelf alles regelt, heb je grote kans dat je van onzekerheid geen idee hebt wat te doen. Volgens deze site moet je rekenen op 3 drankjes per persoon in het eerste uur en 2 in ieder daarop volgend uur. Dat leek me een beetje overdreven; dat zou betekenen dat elke gast minstens een fles frisdrank soldaat maakt. Na overleg met diverse ervaringsdeskundigen kwam het neer op 3 glaasjes per persoon, dus ongeveer 15 flessen frisdrank op 50 volwassenen. Dan voorkom je in elk geval zeker weten dat de gasten dorstig uit de kraan op de wc moeten drinken. En het klopte als een bus: we namen alleen een fles 7-up mee naar huis en een pak Dubbelfriss.
    • Zet op de tafels kant-en-klare hapjes als chips of borrelnootjes, misschien wat koekjes voor de zoetekauwen onder je feestgangers.
    • Serveer een zoet en hartig hapje. Dat hoeft echt niet groot te zijn. Tip! je kunt een ronde taart in vierkante stukken snijden en die serveren op papieren bordjes/cupcakepapiertjes.
  5. Wie organiseert de schoonmaak?

    We kwamen in onze zoektocht een zaal tegen, waar de eigenaar hem voor honderd euro de zaal zouden terugbrengen in zijn oorspronkelijke staat. Dat is een behoorlijk bedrag. Heb je dat ervoor over of doe je het liever zelf? Regel in dat laatste geval ook hulptroepen!

  6. Wanneer stuur je de uitnodigingen?

    In ons geval kwam er een zomervakantie tussendoor. Dat betekent automatisch dat veel kinderfeestjes in de weken na de vakantie worden gevierd, maar ook dat je gasten grotendeels op vakantie zullen zijn als je hen uitnodigt. Stuur dus tijdig bericht, ten minste een maand van tevoren. Dat lijkt vroeg, maar de tijd vliegt voorbij.

  7. Wie helpt je en hoe?

    Wanneer je een groot aantal gasten uitnodigt, is de kans aannemelijk dat niet iedereen elkaar kent. Laat staan dat zichtbaar is wie bij de organisatie horen. Bijvoorbeeld met een t-shirt dat je vooraf laat bedrukken met naam en leeftijd van de jarige of misschien zelfs een foto. Binnen deze selecte groep kun je taken verdelen: drank inschenken, hapjes serveren, schoonmaken en opruimen tussendoor. Vraag deze mensen ruim op tijd!

  8. Heb je jonge kinderen en evt. oppas nodig?

    Spreekt voor zich. In ons geval bleven de jongste twee trouwens uiteindelijk de hele avond aanwezig en dat ging wonderbaarlijk goed, maar het is natuurlijk wel een punt van aandacht.

  9. Wil je muziek?

    Eigenlijk vrij simpel: je kunt ervoor kiezen een dj in te huren (of goede bekende te vragen de muziek te verzorgen), zelf mp3’s of cd’s uitzoeken of geen muziek draaien. Informeer naar de mogelijkheden.

  10. Waar moet je nog meer aan denken?

    Belangrijke punten van aandacht:

    • Zorg dat bekende auto’s niet voor de feestlocatie staan
    • Vraag een goede bekende de gasten te onthalen en aan hen vertellen wat nu de bedoeling precies is
    • Bedenk een plek waar je cadeaus kunt neerleggen
    • Zorg dat alle gasten bij binnenkomst iets te drinken hebben, zodat je dergelijke stress voorkomt
  11. Laat los zodra je de deur doorstapt en geniet!

    Je kunt niets meer veranderen aan de voorbereidingen zodra je in de auto zit. Voor je ligt een fantastisch feest met heel leuk mensen, probeer daar echt bewust van te genieten tussen de bedrijven door.

Een superhandig schema voor je surpriseparty

Door te zorgen voor een duidelijk tijdschema, voorkwam ik stress. Door de werkzaamheden een beetje te verdelen was het heel goed te doen allemaal en lukte het binnen vijf maanden om een fantastisch feest op te zetten. Ter inspiratie:

Wil jij ook graag een surpriseparty organiseren?
Als je vragen hebt, stel ze vooral!

Author: Merel

Ik ben Merel. Samen met Ro zorg ik voor onze drie meisjes (11, 3 en 2 jaar): kleine eigengereide dametjes, die ons veel leren. Ik blog bijna dagelijks over ons leven, het ouderschap en de liefde. En omdat we hier in optima forma van een temperamentvol gezin genieten, ligt de inspiratie regelmatig letterlijk voor mijn voeten – al dan niet dramatisch schreeuwend omdat we de eierkoek verkeerd sneden. Dat maakt het bij ons thuis in elk geval nooit saai. Al zal onze bijna-puberende oudste daar wel een andere mening over hebben…

5 Replies to “Surpriseparty organiseren in 11 stappen!

  1. Ik ben er het helemaal mee eens dat het verstandig in om de uitnodiging ten minste een maand van tevoren te sturen. Mijn man is in juli jarig, en ik wil een party in de partytent voor hem organiseren. Dan stuur ik de uitnodigingen in juni. Bedankt voor het advies!

    1. Ja zeker in de zomermaanden kan je maar beter op tijd zijn! Alvast heel veel plezier (ook met de voorpret), hoop dat jullie een geslaagd feestje mogen vieren met lekker zomers weer 🙂

    1. Haha ja toen we eenmaal binnen stonden viel een last van mijn schouders. Ze zei meteen: kunnen we dit niet elk jaar doen? Maar hoe leuk het ook was, toch maar niet 😄

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

CommentLuv badge