Surpriseparty organiseren in 11 stappen!

Surpriseparty organiseren in 11 stappen

Wil je ook graag een onvergetelijke surpriseparty organiseren, maar heb je geen idee waar je moet beginnen? Niet getreurd! Met deze 11 stappen lukt het jou ook zonder al te veel stress – op de dag na zelf natuurlijk. Veel plezier alvast!

‘Ik zou ook graag een surpriseparty willen!’

Kort na mijn babyshower merkte June op dat het haar ook wel wat leek, zo’n surpriseparty. Ze zei het opnieuw nadat mijn zusje aan de beurt was en volledig overvallen werd toenĀ haar huiskamer plots vol vriendinnen stond. Daarop liet het idee ons niet meer los. Zouden we dat kunnen, een surpriseparty organiseren? En wie nodig je dan uit? Hoe kun je een feest neerzetten met kinderen, zonder dat de tent wordt afgebroken en zonder dat het saai wordt voor hen? Allemaal vragen, maar nog weinig antwoorden. Want hoe pak je dat nu eigenlijk aan? In deze blog lees je hoe we het feest hebben ervaren, vandaag 11 tips hoe je een onvergetelijke surpriseparty organiseren kunt!

Tijdschema voor het organiseren van een surpriseparty

Surpriseparty organiseren in 11 stappen!

Wat is je budget?

Een surpriseparty organiseren begint met vaststellen van het budget. Hou je er ook aan. Het heeft geen zin jezelf in de schulden te werken (en geloof me, er zijn mensen die dat echt doen) om een ander te plezieren. Kun je het niet betalen, vier het dan kleinschaliger of gewoon thuis, ook niets mis mee!

Wie nodig je uit?

Belangrijk: aan de hand van het aantal gasten kun je op zoek gaan naar een locatie. Zijn er veel kinderen bij? Zorg dan dat de ruimte een beetje ‘hufterproof’ is (zoals ze dat in de bouwwereld noemen). Leuker gezegd: kijk of er mogelijkheden zijn voor de kinderen om te luchten of zich uit te leven.

Waar vier je het feest?

Je kunt natuurlijk als gezegd kiezen voor thuis of bij een familielid met groot huis en tuin. Maar als dat geen optie is, zoek dan op internet naar zaaltjes. Vergelijk prijzen, want het kan onderling nogal verschillen. En denk creatief.

Zo kwamen wij uit bij een indoor speeltuin, die je ‘s avonds kunt afhuren. De prijs was verrassend genoeg veel vriendelijker dan de meeste zalen, ook is er voor de kinderen veel meer te beleven. Bovendien heb je veel minder te maken met een limiet aan het aantal gasten.

Wil je dat de eigenaar van de locatie hapjes en drankjes verzorgt? Of regel je de catering liever zelf?

Op bepaalde locaties bieden ze catering aan. Dit kost je natuurlijk extra geld, maar bespaart je moeite. Afhankelijk van je budget en wensen een goed punt om over na te denken. Overigens is het soms zo dat de zaak je geen keus biedt en je dus verplicht de consumpties moet afnemen; wees daarop voorbereid.

Hoeveel serveer je aan de gasten?

Als je zelf alles regelt, heb je grote kans dat je van onzekerheid geen idee hebt wat te doen. Op intern/et vind je verschillende antwoorden. Zo moet je volgens deze site rekenen op 3 drankjes per persoon in het eerste uur en 2 in ieder daarop volgend uur.

Maar wanneer je een feest organiseert na het avondeten, is de kans waarschijnlijk klein dat je gasten een complete fles frisdrank wegklokken. Wij gingen daarom uit van in totaal 3 glaasjes fris per persoon – los van thee en koffie. Dat is ongeveer 15 flessen frisdrank op 50 volwassenen. De kinderen dronken over het algemeen water en limonade. En de berekening klopte: we namen alleen een fles 7-up mee naar huis en een pak Dubbelfriss.

Ook wat de hapjes betreft kan je er rekening mee houden dat iedereen al zijn avondeten op heeft. Op de tafels kan je chips en borrelnootjes neerzetten, eventueel koekjes voor de zoetekauwen. Verder kan je nog een hartig en zoet hapje serveren. Bijvoorbeeld een klein stuk taart en iets van pastei of bladerdeeghapje.

TIP! Je kunt een ronde taart in vierkante stukken snijden en die serveren op papieren bordjes/cupcakepapiertjes.

Wie organiseert de schoonmaak na afloop?

We kwamen in onze zoektocht een zaal tegen, waar de eigenaar hem voor honderd euro de zaal zouden terugbrengen in zijn oorspronkelijke staat. Dat is een behoorlijk bedrag. Heb je dat ervoor over of doe je het liever zelf? Regel in dat laatste geval ook hulptroepen!

Wanneer stuur je de uitnodigingen?

In ons geval vierden we het feest aan het eind van de zomervakantie. Dat betekent automatisch dat veel kinderfeestjes in de weken na de vakantie worden gevierd, maar ook dat je gasten wellicht op vakantie zullen zijn als je hen uitnodigt. Stuur dus echt tijdig bericht, ten minste een maand van tevoren. Dat lijkt vroeg, maar de tijd vliegt voorbij.

Hulptroepen: wie helpt en op welke manier?

Wanneer je een groot aantal gasten uitnodigt, is de kans aannemelijk dat niet iedereen elkaar kent. Laat staan dat zichtbaar is wie bij de organisatie horen. Bijvoorbeeld met een T-shirt dat je vooraf laat bedrukken met naam en leeftijd van de jarige of misschien zelfs een foto. Binnen deze selecte groep kun je taken verdelen: drank inschenken, hapjes serveren, schoonmaken en opruimen tussendoor. Vraag deze mensen ruim op tijd!

Regel ook de oppas tijdig (als dat nodig is). In ons geval konden onze jongste kinderen bij ons blijven, omdat ze wakker bleven en vrolijk. Maar we hadden wel een back-up voor het geval dat niet zo zou zijn.

Wil je muziek?

Eigenlijk is deze keus vrij simpel: je kunt een dj inhuren (of goede bekende te vragen de muziek te verzorgen), zelf mp3’s of cd’s uitzoeken of geen muziek draaien. Informeer op de lokatie naar de mogelijkheden.

Waar moet je verder nog aan denken?

Belangrijke punten van aandacht:

  • Zorg dat bekende auto’s niet voor de feestlocatie staan
  • Vraag een goede bekende de gasten te ontvangen en aan hen nog eens uit te leggen wat nu de bedoeling precies is (allemaal verstoppen, surprise roepen of Lang zal ze leven zingen?)
  • Verzorg een plek waar je cadeaus kunt neerleggen
  • Zorg dat alle gasten bij binnenkomst iets te drinken krijgen, zodat je daarover geen stress krijgt

Laat je zorgen los zodra je binnenstapt en geniet!

Je kunt niets meer veranderen aan de voorbereidingen zodra je in de auto zit. Voor je ligt een fantastisch feest met heel leuk mensen, probeer daar echt bewust van te genieten tussen de bedrijven door.

Door te zorgen voor een duidelijk tijdschema, voorkwam ik stress. Door de werkzaamheden een beetje te verdelen was het heel goed te doen allemaal en lukte het binnen vijf maanden om een fantastisch feest op te zetten. Ter inspiratie:

In deze blog deel ik mijn eigen ervaring met de organisatie van onze surpriseparty. Mocht je hiernaast nog vragen hebben, stel ze dan gerust in een reactie onder dit artikel. Dan probeer ik zo snel mogelijk antwoord te geven!

Volg Lotus Writings ook op Facebook, Instagram en Pinterest en blijf op de hoogte van handige tips en grappige columns!

Afbeelding, IgorAleks – Shutterstock

About Merel

Merel (35) is moeder van drie temperamentvolle dochters en zes jaar samen met Ro, haar grote liefde. Ze is gek op Van Dobben kroketten en chocola en daardoor eeuwig aan de lijn. In 2013 studeerde ze af als historica, drie jaar later startte ze een goedlopende mamablog: Lotus Writings. Voor nuchtere ouders die houden van hun kinderen, maar ook (steeds meer) van zichzelf. Die weten dat je best doen soms belangrijker is dan de uitkomst.

9 thoughts on “Surpriseparty organiseren in 11 stappen!

  1. Ik ben er het helemaal mee eens dat het verstandig in om de uitnodiging ten minste een maand van tevoren te sturen. Mijn man is in juli jarig, en ik wil een party in de partytent voor hem organiseren. Dan stuur ik de uitnodigingen in juni. Bedankt voor het advies!

    1. Ja zeker in de zomermaanden kan je maar beter op tijd zijn! Alvast heel veel plezier (ook met de voorpret), hoop dat jullie een geslaagd feestje mogen vieren met lekker zomers weer šŸ™‚

    1. Haha ja toen we eenmaal binnen stonden viel een last van mijn schouders. Ze zei meteen: kunnen we dit niet elk jaar doen? Maar hoe leuk het ook was, toch maar niet ?

Laat me weten wat jij hiervan vindt!

%d bloggers liken dit:

Welkom op Lotus Writings! Door deze site te blijven gebruiken, ga je akkoord met het gebruiken van cookies. In de footer van deze website vind je mijn privacyverklaring. Hierin leg ik uit welke persoonsgegevens ik verzamel op Lotuswritings.nl en wat ik hiermee doe. meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten