Gestructureerd werken, tips voor thuiswerkers

Over bloggen #26 | Gestructureerd werken? Zo doe je dat!

GESTRUCTUREERD WERKEN – Wie me een beetje kent, weet dat ik een geboren chaoot ben. Met het werk dat ik doe, kan dat een enorme valkuil zijn: ik verzand te snel in details en verlies de focus op wat écht belangrijk is. Daarom bedacht ik een methode waarmee ik toch gestructeerd kan werken. Vandaag deel ik tips over hoe je iets meer balans houdt en vertel ik hoe ik daar zelf kom. 

Blue Monday? Niet voor mij!

We zijn al ruim drie weken onderweg in het nieuwe jaar. Genoeg reden om gedeprimeerd neer te zakken, volgens de laatste Blue Monday berichten. Maar het gaat hier nog best redelijk, al zeg ik het zelf. En eigenlijk heb ik dat gedeeltelijk te danken aan mijn Purpuz planner. Waarom? Hij dwingt me meer structuur aan te brengen in mijn leven – een talent dat ik niet heb meegekregen bij de geboorte.

Uitdaging van thuis werken

Eén van de lastigste dingen aan thuis werken, vind ik de constante afleiding. Je zit niet in een inspirerende, motiverende omgeving vol ambitieuze collega’s, maar gewoon thuis. Waar de vaat nog op het aanrecht staat en de troebele ramen schreeuwen om een emmer sop. Maar zelfs als je alle afleiding om je heen kan negeren, is er nog een andere trigger die je mogelijk uit je concentratie haalt: je telefoon. Zeker als je in meerdere app-groepjes zit en nogal nieuwsgierig van aard bent, kan dat enorm afleiden. Kortom, je hoeft geen chaoot te zijn om jezelf te verliezen en je aan het eind van de dag af te vragen wat je in hemelsnaam hebt gedaan vandaag.

Gestructureerd werken? Zo doe je dat!

Bedenk vooraf wat je gaat doen

Als je bijvoorbeeld doordeweeks om 8 uur begint met werken en je moet dan nog uitzoeken welke mails je moet beantwoorden, over welke onderwerpen je gaat schrijven volgende week of wat je wil delen via Facebook, dan verlies je kostbare tijd. Ik kies er daarom voor die taken in het weekend te doen. Dan neem ik echt een ochtend de tijd om mijn planner in te vullen, te kijken welke dingen leuk zijn om te delen met mijn volgers op Facebook en welke onderwerpen komende week aan bod komen. Als ik dan op andere dagen werk, kan ik meteen aan de slag omdat het voorwerk is gedaan. Scheelt echt!

Maak een duidelijk plan voor de dag

De gemiddelde werkdag bestaat uit acht uur. Hoe ga je die uren besteden? Schrijf voor jezelf op in je planner wat je allemaal te doen hebt en probeer echt blokken te maken. Een voorbeeld van alle taken die wekelijks terugkomen:

Als je dat weet, hoef je niet elke week opnieuw het wiel uit te vinden. Schrijf het één keer allemaal op en gebruik dat lijstje elke keer opnieuw. Ik probeer daarbij voor mezelf wel altijd te kijken welke zaken prioriteit hebben. Daar ken ik dan meer tijd aan toe als ik weet dat het volgende week ook nog kan (zoals optimaliseren van oude content). En ik werk graag met kleur, dus ik maak blokken in de Purpuz en markeer ze met verschillende stiften.

Zet je telefoon uit, op stil en/of weg

Op het moment dat ik ga werken, schakel ik een wekker in en leg mijn telefoon ondersteboven. Tot hij weer afgaat, focus ik me op de taak die voor dat moment gepland is. En natuurlijk heb ik tussentijds nog weleens de neiging toch even te kijken op mijn telefoon. Soms doe ik dat. Maar meestal laat ik hem toch liggen, omdat iemand die écht iets belangrijks te vertellen heeft, me wel op een andere manier kan bereiken.

Klik het Facebooktabje weg

Ook een grote bron van afleiding. Zeker wanneer er staat dat je 16 nieuwe meldingen hebt. Mijn nieuwsgierige karakter dwingt me dan bijna om toch even snel te kijken. En voor je het weet zit je verzandt in een discussie, besluit je meteen maar even wat andere blogs te lezen en daarop te reageren en is je tijd alweer om. Om dat te voorkomen, klik ik het tabblad met Facebook maar helemaal weg.

Schrijf ideeën op

Ik denk dat bijna alle bloggers wel herkennen dat inspiratie op de meest onmogelijke momenten op komt zetten. Zorg daarom altijd voor een notitieboekje of schrijf kort in een Word document wat je in gedachten hebt. Zo kan je het meteen van je afzetten en door met je blog. Deze blog is hier een goed voorbeeld van. Ik wilde weer schrijven over mijn Purpuz planner en besloot mijn goede voornemens voor 2018 daarbij te gebruiken als leidraad. Gaandeweg vond ik het stuk steeds saaier worden en het liep allemaal niet lekker. Ik besloot even iets heel anders te doen en dacht toen aan ‘Gestructureerd werken’ als onderwerp. Omdat ik druk tikte over billen afvegen en nagels knippen, schreef ik het snel op en ging door. Een dag later keek ik weer in mijn boekje, zag ‘gestructureerd werken’ staan en bedacht dat 1 en 1 twee is. Ik koppelde het onderwerp aan de Purpuz en verwijderde mijn andere tekst.

Kan je als geboren chaoot altijd gestructureerd werken?

Het simpele antwoord op deze vraag is volmondig nee. Ik zou willen dat het wel zo was, maar regelmatig verzand ik toch weer in extreem multi-tasken en dat gedesillusioneerde gevoel aan het eind van de dag. Want wat heb ik precies gedaan? Gevoelsmatig niets. Maar dan vraag ik Ro hoe hij het hoofd koel houdt in zijn intensieve baan en dan wijst hij me weer op mijn zelfbedachte methode om gestructureerder te kunnen werken. En dan weet ik weer hoe het werkt. Het is op zich allemaal vrij simpel, maar je moet het soms weer even helder voor ogen krijgen.

Purpuz planner

Ik zou dit ook niet goed kunnen zonder de Purpuz planner. Waarom?

  • Elke dag heeft voldoende schrijfruimte en biedt meteen een weekoverzicht. Dat vind ik echt een voordeel ten opzichte van elke dag een apart blaadje, omdat je dan constant zit te bladeren.
  • In dat weekoverzicht kan je de taken voor je werk schrijven en de plannen die je privé hebt
  • Hij dwingt je meteen ook na te denken over het leven buiten je werk om: waar haal je energie uit, welke mensen wil je deze maand heel graag zien? Door het te concretiseren, maak je echt veel sneller tijd dan dat je zou doen wanneer je het alleen maar denkt.
  • Dankzij de maandoverzichten zie ik in één oogopslag welke weken druk zijn. Zo komt er eind februari een extreem drukke week aan met twee beurzen en een feest tot in de late uurtjes. Ik weet dan dat ik rond die tijd verder niet te veel moet plannen.
Ben jij van nature goed in gestructureerd werken?
En heb je aanvullende tips? Dan lees ik ze graag!

Afbeelding – Shutterstock

Author: Merel

Ik ben Merel. Samen met Ro zorg ik voor onze drie meisjes (11, 3 en 2 jaar): kleine eigengereide dametjes, die ons veel leren. Ik blog bijna dagelijks over ons leven, het ouderschap en de liefde. En omdat we hier in optima forma van een temperamentvol gezin genieten, ligt de inspiratie regelmatig letterlijk voor mijn voeten – al dan niet dramatisch schreeuwend omdat we de eierkoek verkeerd sneden. Dat maakt het bij ons thuis in elk geval nooit saai. Al zal onze bijna-puberende oudste daar wel een andere mening over hebben…

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

CommentLuv badge