Feest organiseren | Budgetproof en stressvrij voor 40 man? Het kan!

FEEST ORGANISEREN – Een verjaardag met wat blokjes kaas en worst kunnen we allemaal. Maar een feest organiseren voor 40-50 man? Dat wordt al snel een ander verhaal. Al is het natuurlijk zeker niet onmogelijk: het valt of staat met een goede organisatie! In deze blog vertel ik hoe je de stress zoveel mogelijk elimineert en je budget een beetje onder controle houdt. 

(Iets te) uitgebreid feestje…

De allereerste keer dat we Junes verjaardag vierden, schreef ik alle vrienden en familieleden op. We konden immers niemand overslaan, want als je A uitnodigt, moet B ook… Dat eindigde daardoor in een feest met zo’n zeventig man – als het er niet meer waren. Hartstikke gezellig trouwens, het ging door tot in de late uurtjes, maar het feestvarkentje lag toen natuurlijk allang te slapen. En hoewel we enorm veel plezier hadden, was het een ervaring om écht nooit meer over te doen.

Desondanks bleef haar verjaardag trouwens een drukke aangelegenheid. Van beide kanten komen er al snel twintig mensen, waardoor je met gemak boven de dertig à veertig volwassenen zit. Gelukkig heeft haar oma een grote tuin waar we gebruik van mogen maken. Door de jaren heen leerde ik steeds beter organiseren en zet ik nu zelf met gemak een uitgebreide verjaardag neer. Heb jij geen idee hoe je het kan aanpakken of schiet je in paniek bij de gedachte aan meer dan 10 gasten? Doe je voordeel dan met deze handige tips en het lukt jou gegarandeerd ook!

Hoe organiseer je een grote verjaardag? (40+ gasten)

Schrijf alles op

Wat mij altijd helpt om het overzicht te bewaren is eerst een lijstje te schrijven met wat allemaal belangrijk is voor de verjaardag. Je vult dus de details nog niet in, maar noteert alleen welke voorbereidingen je nog moet treffen. Mijnn eerste lijstje ziet er meestal zo uit:

  • Genodigden
  • Dag/datum
  • Cadeaulijst
  • Waar vier je de verjaardag en hoe huisvest je alle gasten zonder op elkaars schoot te hoeven kruipen
  • Catering

Genodigden

Schrijf iedereen op die je erbij wil hebben. Bedenk daarbij ook of je in je enthousiasme of plichtsgevoel een aantal mensen uitnodigt die je best kan schrappen? Mijn ervaring is dat het handiger is om één groot feest te vieren dan meerdere kleintjes (dus voor vrienden en familie apart, om maar iets te noemen). Anders blijf je bezig en zo’n dag is vermoeiend genoeg.

Catering

Je hoeft geen kapitaal kwijt te zijn aan de catering. Zo kan mijn zusje bijvoorbeeld heerlijke nasi maken en bakt June heerlijke Oreo cheesecakes. Dit jaar proberen we daarom bijna alle hapjes zelf op tafel te toveren. Het enige dat we dan nog hoeven te bestellen is moksi meti (het vlees voor bij de nasi).

Vroeger vond ik dat trouwens heel lastig, om hulp in te schakelen. Maar inmiddels weet ik dat het juist heel erg fijn is om je niet overal verantwoordelijk voor te voelen. Tip: koop ook bijvoorbeeld hapjes voor tussendoor bij Lidl of AH. Die eerste heeft heerlijke bapaobroodjes, de laatste fijne kaas- en worstenbroodjes. Maak het jezelf zo makkelijk mogelijk!

Cadeautjes!

Zeker voor kinderverjaardagen het leukste onderdeel: wat krijgen ze? Probeer gaandeweg al op te schrijven wat ze leuk vinden, maar vraag zeker ook bonnen of praktische cadeaus. Verwend worden ze namelijk toch wel en bij een groot aantal gasten neemt de aandacht af naarmate de dag vordert. Dat is zonde voor de gever. Bovendien kunnen ze niet overal mee spelen en is het ook leuk om kleding of schoenen te geven (al dan niet met meerdere mensen).

Vergeet trouwens niet om zelf ook een cadeautje te halen 😉 We zijn hier de een-na-laatste dag weleens heel blij geweest met Bol.com zeg maar…

Waar vier je het?

Is jullie huis niet groot genoeg? Dan kan je bijvoorbeeld een partytent regelen – al dan niet met heaters – om het huis te verlengen of misschien zelfs het hele feest in de tuin te houden. Zijn er voldoende (klap)stoelen of zou je die ergens moeten lenen? Hoe meer je vooraf uitdenkt, des te minder stress je hebt op de dag zelf.

Haal versiering in huis

Controleer wel vooraf of je nog iets in huis hebt liggen. Dat voorkomt dat je honderdvijftig meter aan vlaggenlijn in huis hebt of opnieuw een berg ballonnen haalt. Is het nog nodig om kaarsjes te regelen voor op de taart? Wil je kinderen na afloop iets meegeven naar huis?

Gebruik wegwerpborden, bestek en bekers

Dat is de beste tip misschien die ik je kan geven. Gebruik wegwerpartikelen! Helemaal handig: wij kopen tegenwoordig elk jaar biologisch afbreekbare borden etc. Zelfs het bestek kan allemaal in de groene bak. Zo hoef je niets meer te sorteren na afloop of je zorgen te maken dat je een enorme bijdrage hebt geleverd aan het milieuprobleem 😉 Echt, kan het iedereen aanraden!

Regel zoveel mogelijk van tevoren

Denk alles tot in detail uit. Heb je hulp nodig bij het rondbrengen van drank of eten, vraag die dan ruim van tevoren. Maak bijvoorbeeld je man verantwoordelijk voor het inschenken van de drankjes en regel zelf hulptroepen om hapjes rond te brengen. Ligt er voldoende speelgoed voor de kinderen om zich mee te vermaken? Wie regelt de muziek?

Maak de dag ervoor schoon

Het gebeurde me meer dan eens dat ik nog met een verhit hoofd stond te stofzuigen toen de eerste gasten arriveerden; puur omdat ik het allemaal niet goed had gepland. Niet slim! Zorg dat je dat allemaal al vooraf hebt aangepakt, zodat je op de verjaardag zelf alleen hoeft te kijken naar versiering en hoe je alles neerzet. Liefst doe je een uur voor aanvangstijd zelfs helemaal niets meer. Je hebt nog genoeg te doen en het geeft je de kans om nog even op te laden.

Geniet!

Als het eenmaal zover is, geniet er dan van dat je gasten het naar hun zin hebben. Zelf zal je weinig met ze praten, omdat je vooral aan het rennen en vliegen bent. Maar wanneer de kinderen lachen, je overal vrolijke gezichten ziet en je familie en vrienden geanimeerd zitten te kletsen, heb je het goed gedaan.

Hou het een beetje normaal

Voor je belandt op je eigen extreme kinderverjaardag. Nou ja, ieder zijn eigen keus natuurlijk. Maar volgens mij vinden kinderen het vaak al prima als ze lekker samen kunnen springen op de trampoline, in de naast gelegen speeltuin spelen en/of een beetje mogen bellenblazen. Hoe gekker je het maakt, des te overprikkelder ze raken (en met wat pech jij ook). En los van persoonlijke smaak denk ik dat maar weinig mensen een portemonnee hebben die blij wordt van een verjaardag die duizend euro kost omdat je geen maat kon houden.

Geef de kinderen als eerst te eten

Zij kunnen hun gevoel minder onder controle houden. Ze hebben waarschijnlijk de hele dag gespeeld dus is het handiger om hen als eerst te geven, zodat ze lekker kunnen bijkomen. Voorkomt ook dat iemand met ongewassen vingers in de nasi roert, een graai neemt uit de schaal met stokbrood en voortijdig alle gevulde eitjes naar binnen schuift 😉

Zet de wijn koud

Kijk, we vieren hier natuurlijk kinderverjaardagen zonder alcohol te schenken. Maar zodra de laatste gast vertrokken is (na etenstijd) en de kinderen op bed liggen, trekken wij de wijn open en zakken lekker onderuit. Dat is ons feestje 😉

Belangrijke vragen

Is het feestje goedkoop?

Wanneer je veertig tot vijftig man te eten moet geven, zorgt voor versiering en wil dat iedereen voldoende te drinken en snoepen heeft, kan je niet verwachten dat je met vijftig euro klaar bent. Zo budgetproof is het sowieso natuurlijk niet. Maar er zijn heel veel dingen waarop je wél kan besparen:

  • Drinken
  • Hapjes tussendoor
  • Versieringen
  • Overige aankleding
  • Locatie

Probeer het zoveel mogelijk thuis te organiseren, shop bij budgetproof winkels en kies eens voor andere snacks. Wij haalden vorig jaar bijvoorbeeld twee grote watermeloenen en druiven als tussendoortje voor de kinderen en schonken limonade. Dat scheelt ook al enorm natuurlijk. En je hoeft niet per se een themafeest te houden, toch? Als je gasten gelukkig en vol naar huis gaan, is het prima!

Hoe ga je om met tegenvallers?

Alles valt en staat met de juiste planning. Klinkt alsof ik het wiel heb uitgevonden, maar nee… Verre van zelfs. Ik ben een ramp als het gaat om plannen. Daarom begin ik twee keer zo vroeg tegenwoordig. Voordeel is dat je dan meer dan voldoende tijd hebt om eventuele tegenslagen te incasseren. En voor de zaken die écht heel belangrijk zijn, moet je ook gewoon een back-up in je planning hebben. Catering die afbelt? Zorg dan bijvoorbeeld dat je nog snel een berg pasta in elkaar kan flansen of haal patat.

Wanneer start je met de planning?

Persoonlijk start ik het liefst twee maanden voor de datum. Zo heb je rustig de tijd om alles op een rijtje te krijgen en iedereen in te schakelen. Je weet waarschijnlijk zelf ook dat agenda’s snel gevuld zijn. Uitnodigingen stuur ik meestal een maand vooraf. Ook om die reden.

Laatste checklist

  • Wc papier (je wil echt niet zonder komen te zitten)
  • Handzeep
  • Genoeg drinken
  • Chips (of andere tussendoortjes, voor het geval dat)
  • Pleisters
  • Vuilniszakken
Heb jij weleens een groot feest moeten organiseren?
Heb je nog vragen, stel ze dan gerust! 

Afbeelding, Africa Studio – Shutterstock

Author: Merel

Merel is eigenaresse en hoofdredactrice van het veelgelezen mama- en lifestylemagazine Lotus Writings. Dol op (iets te veel) snoepen, muziek uit 'haar' tijd en haar passie schrijven, maar het allermeest op Ro en hun drie temperamentvolle dochters June (12), Rose (4) en May (3).

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

CommentLuv badge